Empecemos definiendo qué es un ERP (Enterprise ResourcePlanning) o sistema de planificación de recursos empresariales, si lo traducimos al castellano.
Se trata de un software destinado a las empresas y cuyo objetivo es centralizar todos los flujos de información que se generan en una organización para poder gestionarlos de forma más eficaz. En resumen, un ERP es una base de datos centralizada donde poder gestionar eficientemente y en tiempo real los datos y la información generada por los distintos departamentos o áreas de una empresa: compras, ventas, facturación, contabilidad, recursos humanos, logística, etc.
El objetivo final de todo ERP es el de facilitar a las empresas sus tareas administrativas y agilizar sus procesos de toma de decisiones por medio de la mejora de la eficiencia de los procesos. Un ERP nos ayudará a corregir errores frecuentes en la gestión por duplicidad de datos o por la generación de sistemas complementarios que todos los usuarios suelen hacer normalmente. También nos permitirá mejorar y a emprender nuevas acciones de una forma más fiable. Por tanto, el ahorro tanto en tiempo como económico puede ser considerable.
Ahora que ya sabemos cómo puede beneficiarnos la implantación de un sistema ERP en nuestra empresa, vamos a ver qué elementos debemos tener en cuenta a la hora de decantarnos por un ERP u otro.
Distintos tipos de ERP para distintas necesidades empresariales
Como hemos visto, implantar un sistema ERP te permitirá maximizar la eficiencia de tu compañía y tener un mayor control sobre lo que sucede. Ahora bien, no hay dos empresas iguales, y elegir el ERP que mejor se adapte a nuestras necesidades, es clave para obtener el mejor rendimiento.
Para ello, deberemos tener en cuenta aspectos cómo:
- Cuál es el sector de nuestra actividad.
- Cuántos usuarios van a hacer uso del sistema y dónde están ubicados.
- Qué funcionalidades o módulos vamos a necesitar. Es decir, qué aspectos de nuestra empresa queremos medir y potenciar.
- Tipo de base de datos.
- Tipo de entorno de trabajo.
- Accesibilidad en remoto.
De todos estos factores dependerá que elijamos un ERP. Algunos tipos de ERP que podemos encontrar en el mercado son:
- ERP horizontal o genérico. Válidos para cualquier sector y tamaño de empresa. Generalmente son modulares y se puede optar por implementar unos módulos u otros en función de las necesidades de la empresa.
- ERP vertical o sectorial. Incluyen elementos y herramientas propios de cada sector.
- ERP de código abierto. Permiten el acceso a su código con lo que se pueden personalizar.
- ERP de código propietario.
- ERP con formato SaaS en la nube. El acceso en remoto al sistema de gestión de la empresa es un plus muy interesante.
Consejos para elegir el ERP que mejor se adapte a tu empresa
Lo ideal es escoger un ERP flexible y escalable al que podamos ir acoplando módulos en función de nuestras futuras necesidades. El que tenga una interfaz de usuario intuitiva y amigable también es un punto a tener muy en cuenta, así como su curva de aprendizaje. No en vano será una herramienta fundamental en el día a día de la empresa y de uso intensivo.
Sin embargo, lo más inteligente y lo que va a marcar la diferencia, es la elección de un software ERP que tenga detrás un servicio de mantenimiento, actualizaciones, soporte y resolución de dudas.Asegurarnos que el proveedor con el que contratemos el ERP sea capaz de proporcionarnos el apoyo adecuado para su implantación y mantenimiento futuro es fundamental. Así como que sea un software vivo, con desarrollos y mejoras continuas.
También es importante, involucrar desde el principio a aquellos miembros del equipo que van a hacer uso del sistema puesto que aportarán seguro ideas y perspectivas distintas en función de su labor en la empresa. Además es una excelente forma de vencer la resistencia al cambio que en muchas organizaciones se da cuando se realizan cambios de este calado.
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